購買管理システムとは?機能や導入のメリットを解説します!

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資材の発注や顧客との取引など、企業にとって「購買」はとても重要なプロセスですよね。そのため、適切な発注や支払いを行うために「購買管理」が必要となるでしょう。しかし、手作業に頼ったアナログな購買管理のままでは、会社の規模が大きくなるにつれ、誤発注や過剰在庫などのミスが増えてくるのも事実。そんな企業に導入をおすすめしたいのが「購買管理システム」です。購買管理システムとは何か、どのような機能やメリットがあるのかなどをご紹介しましょう。

購買管理システムとは?基本的な機能


購買管理システムとは、その名のとおり購買を管理するシステムです。そもそも購買管理とは、「何を」「どこから」「いくつ」「いくらで」仕入れたのかというように、購買に関わる情報を把握するために行われるもの。会計帳簿にも関係しますので、企業は、システム化をしていなくても少なからず購買管理を行っているはずです。実際に、エクセルを用いて購買管理を行っている企業も多いでしょう。しかし一方で、企業規模が大きくなると作業量も膨大になり、管理しきれなくなってきます。

購買管理システムの主な機能


従業員の数に余裕があれば忙しくないかもしれませんが、昨今はどの企業も人材不足に悩まされており、従業員一人当たりの生産性をいかに上げて行くかが経営課題となっています。そこでおすすめしたいのが「購買管理システム」です。購買管理をシステム化することによって、業務の効率化を図ることが可能。あくまで一例ですが、具体的にどのような機能があるのか、以下ご紹介しましょう。

  • 一元管理

購買管理システムでは、購買に関わるデータを一元管理することができます。例えば、部署ごとに管理方法が異なると、集計するだけでも大変ですよね。一元化することで、社内の「モノの流れ」を把握できるようになるため、経営状況をリアルタイムで確認することができます。

  • 計画との連携

企業として成長していくためには、計画が大切ですよね。おそらく無計画に発注をしているところは少ないでしょう。ただ手作業の場合、計画とのズレを把握するだけでも長い時間を要していたと思われます。購買管理システムでは、購買計画と実際の購買データが連携しているため、「計画との差異」をいつでも簡単に確認することが可能です。

  • 書類の自動作成

購買には、発注書や請求書、納品書などさまざまな書類が必要ですよね。ひとつの取引だけで複数の書類が必要なのに、取引先が増えると書類の作成だけで、かなりの手間と時間がかかります。エクセルでフォーマットに入力するだけであっても大変な作業量です。購買管理システムでは、取引先名や価格、個数といった「書類に入力するデータ」自体を搭載しているため、書類を自動作成することができます。

購買管理システム導入のメリット


購買管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのかをご紹介しましょう。

発注ミスの防止

人間は機械ではありませんから、手入力をしていると少なからずミスが発生します。その場で気づけば問題ありませんが、見過ごした場合「間違って大量発注してしまった」といった事故になりかねません。購買管理システムを使っていれば、このようなミスを防止することが可能です。

適切な在庫管理

ミスではなくても、結果的に仕入れ量が多くなりすぎて「大量の在庫を抱えてしまった」ということもあり得ます。購買管理システムでは、常に計画と実際の状況を把握していますから、「適切な在庫量」を導き出すことが可能です。

コスト削減

ミスの防止や適切な在庫管理、さらには作業の効率化などは、コスト削減につながります。特に人件費は多くの企業で悩みの種となっているはずです。従業員が行っていた作業を自動化することで、人件費を大きく抑制することができるでしょう。

購買データの可視化

購買管理システムを用いることにより、購買データから簡単に集計表やグラフを作成することができます。状況にあわせて計画を見直したり、経営戦略を練ったりするのに便利です。

購買管理システムの選び方


購買管理システムの魅力にひかれ、導入を検討中の企業も多いでしょう。購買管理システムは多種多様で、さまざまな企業から、たくさんの製品が販売されています。機能や特色も異なりますから、どれを選ぶべきか迷ってしまいますよね。そこで、購買管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介しましょう。

業種対応が考慮されているか

購買管理システムを導入する際に、自社業界や業態に応じた標準機能が備わっているか?または少ない労力で対応させる事が可能かを確認する必要があります。また、ビジネスサイドの理由から業務を見直すケースが将来的に出てきた際でも、柔軟に対応できるシステムである事も重要なポイントとなります。

サポートの充実度

システム系には、トラブルがつきものです。しかしながら、購買管理システムは止まってはいけないシステムでもあります。困ったときに問い合わせしても、サポートが受けられないとなると大変です。製品の魅力はもちろん、サポートが充実しているかもチェックしておきましょう。

既存のシステムとの兼ね合い

企業向けのシステムは、購買管理システム以外にも生産管理システムや販売管理システムなど、多種類あります。すでに導入ずみのシステムが存在するのであれば、それらとの兼ね合いも考えなくてはなりません。連携可能かどうかも重要です。場合によっては、既存システムからの乗り換えを検討することになるでしょう。

自社に合ったシステムを選んで効率化


購買管理システムを上手に活用すれば、業務の効率化を図れます。会社内の購買管理に悩んでいる人は、ぜひ購買管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。また、導入で失敗しないためにも、本当に自社の状況に適応するかを十分検討して、最適な製品を選んでください。

参考:
購買管理とは?その概要・機能紹介まで!|BOXIL

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