受発注システムの機能とメリット -受注・発注双方が得られる効果とは?

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発注側の企業、受注側の企業、双方にメリットをもたらす受発注システムについて解説します。受発注システムはどのような機能があり、導入によってどのような効果があるのでしょうか。受注側、発注側それぞれの機能と利点をご紹介します。

受発注システムの基本的な機能


受発注システムの基本的な機能を、受注側と発注側に分けて見ていきましょう。

受注側ができること

受注一覧の表示

注文ごとの状況や内容を一覧表示する機能です。現在の進捗、注文金額、数量などのほか、過去の注文検索も可能です。

受注明細の管理

受注の確定処理や状況管理、発送処理などができる機能です。自動発送機能や自動出荷指示機能を備えるものもあります。

各種伝票の出力

受注に関する各種伝票を出力する機能です。

取引先情報の管理

取引先の住所や担当者名、配送先などを管理します。

商品マスタの管理

取り扱う商品についての情報を管理します。CSVの読み込みや画像を添付する機能があるものもあります。

在庫管理

在庫状況を可視化し管理する機能です。CSVの読み込みやほかのシステムと連携が可能なものもあります。

発注側ができること

発注一覧表示

注文ごとの状況や内容を一覧表示する機能です。過去の注文検索や、現在の注文状況を見ることができます。

発注入力

発注内容について、商品の数量や納期などより詳細な情報を入力する機能です。自社の在庫状況と連動し自動的に発注、在庫補充できる機能があるシステムもあります。

各種伝票の出力

発注に関する各種伝票を出力する機能です。

在庫管理

在庫状況を可視化し管理する機能です。CSVの読み込みやほかのシステムと連携が可能なものもあります。

取引先情報の管理

取引先の住所や担当者名、配送先などを管理します。

受発注システム導入による効果


受発注システムの導入により、さまざまな場面でメリットがあります。その導入によって得られる効果を、同様に受注側、発注側に分けて見てみます。

受注側のメリット

顧客満足度の向上

発注側の業務を効率化・省力化でき、顧客満足度の向上につながります。

業務の自動化

受注に関するさまざまな業務が自動化され、大幅な効率化を達成できるでしょう。

業務の標準化

受注業務が標準化され、業務の非属人化が可能になります。これにより人材の有効活用につながります。

ヒューマンエラー防止

電話、FAX、メールなどマンパワーに頼っていた業務がシステムによって自動化され、人為的ミスを防止できます。

コスト削減

自動化・標準化・ミス防止はどれもコスト削減へとつながります。またデータとして一元管理されるためペーパーレスからの経費削減効果もあります。

アプリケーションとの連携

顧客管理システムや販売管理システムなど、ほかのアプリケーションとの連携によってさらに多くの効果が得られます。それぞれのデータがシームレスに反映されることにより入力作業は必要なくなり、情報の共有も瞬時に行われます。これは経営判断の迅速化へとつながります。

発注側のメリット

発注作業の時間短縮

従来であれば、電話やFAX、メールによって行われていた発注作業からシステム上に集約することで、大幅な時間短縮が見込めます。また発注側の好きなタイミングで注文を入れることが出来るというのも大きなメリットです。受注側の営業時間外でも発注できます。また、担当者不在による電話のかけなおし、FAXやメール送信後の確認電話などが必要なくなります。

発注作業の自動化

自社の在庫状況に合わせ自動的に発注、商品を補充することができます。また個別に発注する際も、発注書への手書き作業、システムへの転記作業などが半自動化され業務が大幅に効率化されます。

モノの流れを可視化

発注した商品が今どのような状況にあるかをすぐに確認できます。また社内で情報が共有化されることで、発注担当部門に問い合わせしなくても、必要な部品の納期などを各部門で確認することができるようになります。

管理ミスの低減

発注金額と仕入れ金額が合わないなどの、管理ミスをなくし、経理部門の確認作業も低減につながります。

受発注システムで業務の効率化と顧客満足度の向上を


このように受発注システムは、受注側企業、発注側企業、どちらにもメリットのあるシステムです。自社の受注業務を効率化するだけでなく、取引企業の業務も効率化し顧客満足度を向上させることができます。またほかのアプリケーションと連携させることで、データ分析による販売戦略を立てやすくなるといった効果もあります。受注業務に課題を感じる場合、受発注システムの導入によって大きな改善効果が期待できます。

参考:

受発注システムの導入メリットとは?|ITトレンド

【必読!】どこよりも詳しい受発注システムの全知識とおすすめ製品|IT Koala Navi